人才,是企業永續經營的致勝關鍵。如何透過整體規劃與系統訓練,提升員工能力並達到績效目標,企業內部的教育訓練規劃者,扮演了重要角色。究竟如何才能成為一位優秀的教育訓練規劃工作者?人力資源專家、學者與企業人資主管,共同為您診脈解密....

 

 

資料來源 :2006年5月出版《人才資本雜誌》

 

身為企業內部的學習推手,除須確保員工擁有合適的技能與能力,以達到最佳工作效率外,也要確定花費的訓練投資,的確能改變整個企業組織氣候與競爭能力。這些目標,都有賴內部教育訓練規劃者作縝密的評估與設計。

 

然而,一位優秀的教育訓練規劃者,應該擁有哪些本領,才能有效地抓準企業整體需求,讓課程發揮最大效益,協助組織向上提升、出奇制勝?各方專家開出7大致勝心法,讓你順利成為訓練規劃達人!

 

心法1:保持熱情特質 樂於服務創新

若將企業比喻成一輛車子,教育訓練就像是「定期保養」工作,讓個人與組織能隨時保持最佳狀態。從事人資訓練工作長達18年,目前擔任緯創資通行政暨人力資源教育訓練資深經理的邱倉木明白指出:「熱情,是從事教育訓練工作的最大原動力!」教育訓練人員本身的人格特質,在教育訓練過程中扮演著關鍵角色。

 

他表示,教育訓練人員該具備的任何一項專業能力,都可透過反覆學習而熟能生巧,但前提是,「必須建立在對教育訓練有足夠熱情的基礎上,」邱倉木說,熱情,不但深切影響著教育訓練的品質,也影響公司同仁對待教育訓練的態度;若缺少熱情,就算滿腹經綸,只抱持著任務完成就了事的心態,絕不可能締造出好的訓練效果。

 

此外,邱倉木也說,除熱情外,優秀的教育訓練者,也須具備旺盛學習力,良好的吸收與轉化本領,樂於分享,勇於創新等性格,「這些與學歷、經驗並無直接相關,但與本身特質關係密切,」他說。

 

小叮嚀
擔任教育訓練規劃者應熟記:態度的重要性絕對不遜於專業。要有服務的熱忱,寬廣的心胸,成功不必在己的度量。而這些,並不與唸了一肚子企管財經書籍,或是與擁有好幾張專業證照劃上等號。

 

心法2:充實專業知識  找出訓練需求與重點

身為教育訓練人員,必須針對企業各單位的工作職掌,依據所需相關知識與技巧,作有系統的蒐集與分析,進行綜合評價,以找出訓練需求與重點。所以教育訓練者,必須多充實經營管理知識,瞭解產業動態,並精通組織行為,使員工培訓在企業文化塑造過程中,能充分發揮影響力。

 

政大企管系教授蔡維奇認為,一位良好的教育訓練規劃者,首先要對「學習理論」有足夠瞭解,才能在五花八門的課程中,精準判斷現階段員工究竟適合哪些課程,用什麼方式上課才有效果,並吸引員工暫時放下手邊業務全心投入,而非抱著輸人不輸陣的趕流行心態開課。

 

曾任職於中鋼、信義房屋人資部門,現任中華人力資源管理協會理事長林燦螢則認為,一位好的教育訓練規劃者,必須具有將問題「複雜簡單化,簡單複雜化」的本領。所謂「複雜簡單化」,是指「分析與研判能力」,例如在與同仁的短暫訪談中,便能立即掌握員工的訓練需求;而「簡單複雜化」則是指「計畫與組織能力」,如將員工共同缺乏的某項職能,延伸規劃為一整套教育訓練計畫的本事。

 

小叮嚀
教育訓練規劃人員若有機會,也應多參與主管會議,瞭解公司重要的經營管理問題,參加研討會,多與業界人士交流,如此一來,才能擴展視野,具有事業經營概念(Business Sense),進而能為企業提供量身訂作的訓練服務。

 

心法3:具備出色的溝通協調技巧

身為教育訓練規劃人員,良好的溝通協調技巧更是必備能力。

 

邱倉木指出,教育訓練人員須扮演溝通者角色,不但要耐心傾聽對方需求,更要主動溝通,兩者間其實是衝突的,故如何拿捏分外重要。再者,由於工作須溝通的對象相當多元,包括部門主管、員工,以及外部顧問或講師等,因此須具備「能與同行暢談,又能用非技術性語言,向非同行者解釋」的能力。

 

在溝通過程中,教育訓練者除須探尋組織需求外,還須判斷部門主管提出訓練需求的可行性,「不同部門,立場與看法也會不同,故教育訓練人員還要扮演協調角色,找出組織的最適當需求,」邱倉木說,唯有耐心傾聽、耐心溝通並能提出解決方法,才能創造雙贏。

 

小叮嚀
持續不斷地有效溝通、協調,教育訓練才能獲得決策者肯定,並與各階層充分配合,達到事半功倍效果。

 

心法4:創造主動學習的環境

教育訓練人員除須具備訓練專業知識與技能外,還必須多瞭解「人性面」。因教育訓練單位扮演的是協助角色,若要敦促員工不斷學習,就須洞悉員工想法,並透過生動趣味課程與建立制度,提升員工學習意願。

 

「所有的激勵與學習,都以自我激勵、自我學習的效果最好,」林燦螢比喻,正如同可以將牛牽到河邊,但卻無法強迫牛喝水;但若讓牛跑了一圈後感到口渴,要牛喝水也不是難事了,「故教育訓練人員應先創造學習的環境,才能有效提升員工的學習需求,」他點出洞悉並順應人性的重要性。

 

林燦螢以其實務經驗建議,「創造需求」的過程可分為課前、課中與課後3階段:

 

(1)開課前的「暖場」很重要,如可利用公司內部刊物等管道,刊載產業新知、課程綱要等訊息,誘使同仁產生好奇感,推升員工的上課意願;(2)上課方式儘量活潑,除專業知識成分極高的課程外,亦可用雙向互動模式,取代傳統單向授課,尤其技能性課程,可用實際練習代替。如講師訓練課程,可用V8將學員上台的狀況加以拍攝,讓學員立即得到回饋;(3)而在上完課後,教育訓練者應找機會請教主管及學員本人,檢討課程不足處加以修正,並探詢日後開課的需求意願,為下一階段的教育訓練預作準備。

 

小叮嚀
與其苦思如何創造員工最大的學習成效,倒不如以引導的方式,讓員工自己認為有加強進修的必要。

 

心法5:貫徹職能於訓練課程中

依據Hellrigel等學者的定義,職能(Competency)指的是一組知識、技能,行為與態度的組合,能夠幫助提昇個人的工作成效,進而帶動企業競爭力。職能可分成核心職能、專業職能、管理職能與一般職能,每個企業對不同職位者有不同的職能要求,但員工對於自己應具備哪些職能卻未必很清楚,故一位好的教育訓練者,應讓員工瞭解屬於自身職能的相關訊息。

 

以中鋼的教育訓練中心為例,其人資單位便整合出一套以職能為導向的e-HRD系統,任何員工只要透過這套資訊系統,即可獲知自己在目前職位上,應具備哪些職能、還需接受哪些訓練,如此便能建構出一張專屬於員工自己的學習地圖,協助員工主動學習。

 

在有了學習地圖後,教育訓練人員不應只扮演催促員工上課的傳統角色,而應從旁予以指導建議:以何種課程為優先?今年的受訓重點該放在哪裡?透過「年度功課表」的設計,協助員工有系統地進行學習。

 

小叮嚀
越來越多企業體認到職能重要性,將職能注入企業教育訓練課程,已成為目前不可抵擋的趨勢。教育訓練人員應多方瞭解本身企業應具備的職能條件,讓職能系統地導入受訓內容之中。

 

心法6:課程設計兼顧實用與未來性

除幫助員工瞭解所需為何外,教育訓練規劃者在設計課程時,考量層面還應該兼顧實用性與未來性,「教育訓練不僅要重視短期技巧面的即學即用,針對中長期的知識與態度,也應有完善規畫,」蔡維奇指出,充分掌握「訓練需求分析」原理,也是不可或缺的專業能力。


就實用性來看,教育訓練人員最好不要一下子推出太多課程,並強調日常工作就是加強學習效果的最好機會,「OJT(On Job Trainning,工作中訓練)是比較適當的訓練方式,當課程內容與工作實際應用愈符合,效果就愈好,」有著深厚實務經驗的林燦螢建議。

 

而在未來性方面,一位成功的教育訓練規劃者,必須要有超越現實看問題的能力,瞭解公司業務發展方向,並透過這種眼光幫助員工成長。如台灣全錄因90%股份為日方所有,為培育海外人才,便針對旗下員工推出赴海外進修兩年的訓練機會,進修期間薪資年資照常;平時全祿也鼓勵員工循企業外管道(如夜間部課程)進修,並予以經費補助,提供未來正向成長的機會。

 

小叮嚀
員工的教育訓練,最好能結合「企業經營發展」與「員工生涯規劃」兩方面,除滿足員工個人需求外,也符合企業長遠利益。

 

心法7:與單位主管保持良好互動

蔡維奇表示,單位與直線主管在教育訓練過程中,扮演著舉足輕重角色。透過與部屬日常接觸中,主管對員工的觀念態度、工作士氣、公司忠誠度、突發狀況應變能力,以及所缺專業職能都最為瞭解,所以進行教育訓練需求課程調查時,主管是最好的消息來源。而在進行訓練課程績效診斷時,也適合交由主管來作分析,即使由HR設計績效問卷,裡面除要有員工自我評量外,也必須保留主管觀點,才能得到更加客觀的評估成果。

 

邱倉木也從自身經驗現身說法指出,近年他所引進的訓練課程中,在數量與內容上並未如往常多元,但各級主管滿意度卻比以前高,「因為這些課程都先請各部門主管參與討論、制訂及審核通過的,更貼近員工實際狀況,也與公司策略方針直接關聯,」他說,當課程切合公司與員工發展所需,主管重視度便會提高,推動教育訓練也更事半功倍!

 

小叮嚀
在瞭解教育訓練需求時,針對員工進行問卷調查,雖也可獲得部分解答,但若能與各單位主管直接溝通,會更直接有效。


http://college.itri.org.tw/HCMarticle.aspx?id=147&cid=3&type=artl

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